北京农学院档案管理办法
作者:  点击数:6     加入时间:2013-08-20 18:39:19

 

第一章   总则

 

    第一条  为了加强对我院各类档案的综合管理,有效地保护和利用档案,为学院的教学、科研和党政管理等各项工作服务,为社会服务。根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法》,结合我院实际,特制定本办法。

    第二条  我院档案是指在教学、科研、党政管理、基本建设、设备仪器管理以及其他各项活动中直接形成的,经过收集、整理的,对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体和形式的历史记录,必须实行集中统一管理,确保完整与安全。

    第三条  档案工作是学院的重要基础工作之一,是衡量学院管理水平的标志,是评估学院办学水平的重要内容,是维护学院历史真实面貌的重要事业。

    第四条  我院档案工作应建立科学的管理制度,采用先进技术,实现档案管理的现代化,开发档案信息资源,满足学校和社会的需要。

第二章  体制、机构和任务

    第五条  我院档案工作实行统一领导、集中管理的原则。学院建立综合档案工作机构——档案中心,对党政管理、教学、科研、基建、设备、出版物、外事、财会、声像、实物等各类档案实行集中统一管理。

    第六条  我院档案工作由主管院长分管,党政办公室直接领导。学院各部、处、系、所必须有一名负责人主管本部门的档案工作,并配备1名兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

    第七条  档案工作要纳入领导日程,纳入教学、科研及各项管理工作,纳入教师、专业人员和干部的职责范围,在布置、检查、总结、验收学院各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

    第八条  档案中心既是学院档案工作的职能管理部门,同时又是保存和提供利用本院档案的重要机构。

第九条    档案中心的基本任务

(一)   贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策、规定,规划全院档案工作。

    (二) 制订本院档案工作规章制度,并负责落实和检查执行情况。

    (三) 负责对我院各部门的档案工作进行监督和指导,切实履行档案行政管理职能。

    (四) 负责接收(征集)、保管、开放和利用全院各类档案及有关资料。

    (五) 开展档案的开放和利用工作,办理档案的借用与阅览;编制检索工具,编辑档案参考资料,多形式深层次开发档案信息资源;把档案中心建成学院档案文献信息中心。

    (六)维护档案的完整与安全,做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作;对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者,提请学院予以处理;对保护档案有功者,提请学院给予表扬、奖励。

    (七)负责组织全院专、兼职档案人员的业务学习与培训。

    (八)开展档案宣传工作和利用者教育活动。

    (九)开展档案理论和档案业务的学术研究,组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。

 

第三章           文件材料的归档、移交和接收工作

 

    第十条  实行处级单位和课题组立卷归档制度,各类文件材料由形成部门按院各类档案管理办法进行立卷,定期向档案中心移交。档案部门应加强立卷指导工作。

    第十一条 个人在教学、科研、管理及一切职能活动中形成的各种载体形式的材料必须按照规定归档,任何单位和个人不得以任何借口长期滞留或据为已有;对于非职能活动形成的重要文件材料,档案部门可采取征集、代管等形式收集保管,对于移交和捐赠档案的部门和个人应尊重其权益。

    第十二条  充分发挥档案法规的行政监督职能。在领导支持、职能部门配合下,严格把好鉴定验收、上报成果、升等晋级关。在科技成果鉴定、基建工程验收、大型仪器设备开箱时,档案人员必须参加,有关业务人员会同档案人员对应归档的文件材料加以审查,并签署意见。没有完整、准确、系统文件材料的科研项目一律不予上报、不予验收。其它各种门类档案也应采取相应措施,使立卷归档工作制度化。

    第十三条  归档范围

   (一)党政管理类

    主要包括我院党委、行政、工会、团委、民主党派等组织和各种会议文件、会议记录和纪要;工作计划、规划、方案、汇报、总结、规则、章程、统计报表;上级机关与我院关于人事管理、行政管理、党务管理等文件材料。

   (二)教学类

    主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动形成的文件材料。

   (三)科研类

    主要包括科研管理和科研工作中形成的文件材料。

   (四)外事类

    主要包括我院有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修及学院聘请的外籍港澳专家与教师在教学、科研及其它有关活动中形成的文字材料;授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

    (五)基本建设类

     主要包括我院基本建设管理和基本建设项目中形成的文件材料及学院房产、地产等重要文件资料。

    (六)仪器设备类

     主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

    (七)出版类

     主要包括我院出版部门的管理性文件及出版的学报、专刊、校报;我院教职工出版的专著、译著。

   (八)财会类

    主要包括我院财务管理和会计核算中形成的文字材料。

   (九)声像类

    主要包括学院各项工作活动中形成的照片(底片)、幻灯片、录音带、录像带等声像材料和配套文字材料。

   (十)实物类

主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作和境外知名人士院参观访问的题词、题字等手迹材料;境外、院内外的团体、个人和校友捐赠的纪念物品;院内各单位和个人荣获国家、省、市级各类奖品(奖状、锦旗、奖杯等);境外友好单位颁给的荣誉证书,以及其他有保存价值的实物。

以上各类归档范围的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带、磁盘、光盘等各种载体形式。

第十四条 不归档范围

(一)上级机关普发的仅供参阅、不必办理的文件材料;

(二)上级机关发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件;

    (三)重份文件;

    (四)无查考利用价值的事务性、临时性文件;

(五)本院未经会议讨论,未经学院领导审阅、签发的未生效文件,电报草稿,一般性文件的历次修改稿;

(六)无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题,提出一般性建设性意见和人民来信;

    (七)院内其它单位发来的文件。

     第十五条  案卷质量要求

    (一)各门类档案的质量要求是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

    (二)卷内文件材料必须准确反映我院教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,字迹工整、清晰、禁用圆珠笔、铅笔、复写纸,字迹不清、破损的文件材料应修补、誊清。

    (三)管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,注意密不可分的材料排列顺序;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。专题性、成套性档案(含教学、科研、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。

(四)档案的保存价值,要根据学院工作需要和为国家积累历史文件财富的需要,准确进行判断:

凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌,对本院、国家建设、历史研究有长期利用价值的,为永久保管(五十年以上)。

凡反映学院一般工作活动,在长期内对学院和社会有查考利用价值的,为长期保管(十六年至五十年)。

    凡在较短时间内学院工作有查考价值的,为短期保管(十五年以下)。

    (五)卷内文件材料按顺序排好后,不论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧上角编页号。

(六)   每个案卷必须按规定格式填写卷内文件目录。

    (七)卷内文件材料情况说明,应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名、时间写上,检查人应是立卷单位负责人。

    (八)案卷题名应简明确切,一般包括主要责任者,内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代与和名称。一般写在卷面,不超过五十个字。

     第十六条  归档时间和手续

     (一)党政部门、教学部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。

     (二)科研档案在项目完成后三个月内归档。

     (三)基建项目在竣工验收后六个月内归档。

     (四)向档案中心移交档案必须履行手续。填写移交单一式两份,交接双方签名盖章各存一份备查。

 

第四章           档案保管和利用

 

    第十七条  我院各类档案都是学院的重要财富,由档案中心集中统一管理,任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。

    第十八条  档案中心按便于保管、方便利用为原则,对档案进行分类、编号和排列。

    第十九条  档案中心应研究和改进档案的保护,学院要为档案保护提供必要条件。

    第二十条  档案中心库房应有严格的管理制度,要有防火、防虫、防鼠、防尘、防湿、防高温、防暴晒等设施;要有安全保密制度,定期进行安全检查,遇有特殊情况,应立即向主管领导报告,及时处理。

    第二十一条  建立档案借阅制度,积极提供利用,充分发挥档案的社会效益和经济效益。同时按照密级履行审批手续。档案借出须办理登记手续,限期归还,健全催还制度。严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人,违者按有关规定严肃处理。

    第二十二条  档案的鉴定与销毁

   (一)档案鉴定工作在主管院长领导下,由档案中心与档案工作有关的职能部门分管档案工作的负责人组成鉴定小组。负责对保管期限和保密期限已满及已到达开放期限的档案进行鉴定,作出处理决定。

   (二)销毁档案,需要销毁的档案应造具清册,报主管档案工作的领导批准,方可销毁。未经鉴定和批准,任何单位或个人不得销毁任何档案。

    第二十三条  建立档案统计、检查和利用效果登记制度,检查分析效益及存在问题。

 

第五章附则

 

    第二十四条  根据本条例制订各门类档案管理办法。

    第二十五条  过去所发文件与本条例相抵触的,以本条例为准。

    第二十六条  本条例自公布之日起实行。

 

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