北京农学院公文处理办法
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院发[2010]73关于印发北京农学院公文处理办法的通知.doc

北京农学院公文处理办法(修订)

 

第一章 总 则

   第一条 为使我校公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》,结合学校实际,制定本办法。

   第二条 本办法所涉及的公文处理,包括发文处理和收文处理。其中,发文处理指包括公文草拟、签发、印制、分发、归档等程序;收文处理指对公文的签收、登记、分送、传阅、拟办、批办、承办和催办等相关工作。

   第三条 学校实行集中统一的公文管理模式。党政办公室是公文管理的职能机构,负责校级公文处理,并管理和指导各单位(部门)的公文处理工作。

   第四条 学校各单位(部门)应参照本办法规范本单位(部门)的公文处理工作,不断提高办公自动化水平,改善办公手段,加快公文运转,提高工作效率。

第二章 公文种类

   第五条 我校常用公文主要包括以下11类:

   (一)意见:用于对重要事项做出分析判断和提出处理办法。

   (二)决定:用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

   (三)通告:用于在一定范围内公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

   (四)公告:用于对外宣布重要的或者法定的事项。

   (五)通知:用于发布规章制度,传达上级指示,转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,发布下级机关及有关单位须知的事项。

   (六)通报:用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

   (七)报告:用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问。

   (八)请示:用于向上级机关请求指示、批准。

   (九)批复:用于答复校内各单位(部门)的请示事项。

   (十)函:用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

   (十一)会议纪要:用于记载或发布会议精神和议定事项。

第三章 公文格式

   第六条 学校公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

   (一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,绝密机密级公文还应当标明份数序号。

   (二)紧急公文应根据紧急程度分别标明特急急件

   (三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。

   (四)发文字号应当包括机关代号、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。

   (五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。

   (六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

   (七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

   (八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

   (九)公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。

   (十)成文日期以负责人签发的日期为准。

   (十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。

   (十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

   (十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

   (十四)文字从左至右横写、横排。

   第七条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》标准执行。

   第八条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

   第九条 公文印制时大标题字号用2号小标宋体字加粗,小标题用3号黑体字,公文主体用3号仿宋体字;秘密等级、紧急程度、主题词用3号黑体字,主题词用3号小标仿宋体字。结构层次序数,第一层为一、,第二层为(一),第三层为1.,第四层为(1)

第四章 行文规则

   第十条 行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长或短的公文要短。

   第十一条 公文的行文关系,根据各自的隶属关系和职权范围确定。

   (一)中共北京农学院委员会、北京农学院可以向上级党政组织和下级党政组织行文。

   (二)党政办公室根据学校党委和行政授权,可以向校内各单位(部门)行文。党政机关其他部门在各自职责范围内可以向校内各单位(部门)行文通报情况、安排专项工作,但不得发布指示性公文。

   (三)校党委和校行政各业务部门之间一般不得互相行文,各单位一般不得越级行文。

   (四)同级党委、行政部门必要时可以联合行文。

   (五)不相隶属机关之间一般用函行文。

   第十二条  向上级机关请示问题,应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示事项。除特殊情况外,请示应当送上级机关办公室按规定程序处理,不直接送领导者个人。

   第十三条 学校各单位(部门)未经校党委或校行政的同意或授权,不得越过校党委或校行政向上级主管部门请示或报告重大问题。

   第十四条 除校领导直接交办的事项外,各单位(部门)不得以单位(部门)名义向校领导个人直接报请请示意见报告

   第十五条 除党政办公室外,各单位(部门)不得对外正式行文。对不符合行文规则的上报公文,可退回下级呈送机关。

第五章 发文办理

   第十六条 学校发文应按以下程序:拟稿审核清样填单呈送签发登记印制装订盖印发送存档。所列环节须依次完成,不得省略或逆行。

   第十七条 发文办理各环节的具体规范是:

   (一)拟稿。主办单位(部门)依据工作需要和校领导安排拟稿,提交会议审议并原则通过后,将文稿(负责人签字或加盖单位公章)提前3天交至党政办公室。

   (二)审核。党政办公室文秘信息科对文稿进行审核、修改,审核、修改的重点为:是否符合国家法律、法规以及相关政策;文种、标题、密级、缓急、发布范围是否适当;语言表达是否准确、清晰、规范;主题词标引是否准确;人名、地名、单位名称、时间、数字、标点符号使用方式是否正确;引文是否准确等。文秘信息科审核、修改后签字。

   (三)复核。分管文秘工作的党政办公室主任或副主任对文稿进行复查、审核,确认后签字。

   (四)清样。文稿经党政办公室审核后,返回起草单位,由起草单位根据党政办公室提出的意见修改原稿,校对无误后,用A4纸打印清样,并将文稿修改的原稿、文稿清样与电子版文稿一并交至党政办公室。

   (五)填单。党政办公室出具统一印制的公文签发单。由拟稿单位(部门)负责人填写公文签发单的以下内容:文件标题、紧急程度、主送单位、抄报、抄送单位、拟文单位、拟稿人、拟稿单位审核意见(须亲笔签名)。

   (六)呈送。党政办公室将审核修改后的文稿和公文签发单呈送有关校领导审签。文件内容涉及多位校领导时,须呈送有关校领导会签。

   (七)签发。审核、修改后的文稿,经相关校领导审阅签批后生效。签发内容包括:是否同意发文、签发人姓名、签发时间。学校领导签批的文稿不经领导批准不得再做改动。

   (八)登记。校领导签发后,由党政办公室负责进行登记和编制发文序号。

   (九)印制。党政办公室做最终校对,按规范版式、字号排版印制,并装订成份。

   (十)盖印。除会议纪要外,均应加盖发文机关印章。

   (十一)发送。下行文由党政办公室或拟稿单位负责分发;平行文、上行文根据实际情况可由相应承办部门送达或邮寄送达。

   (十二)存档。党政办公室将文件原稿、修改稿、正式文件和公文处理单一并存档,并及时完成归档。

第六章 收文办理

   第十八条 收文是指学校收到上级机关和不相隶属机关的公文。收文办理主要包括签收、登记、分送、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序,分为传阅件办理和承办件办理。收文统一由党政办公室机要秘书办理签收。

   第十九条 需要送学校领导及有关部门阅知的公文为传阅件。传阅件办理的主要程序是:

  (一)编号、登记。党政办公室按收文时间先后编号,然后将收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文标题、秘密等级、缓急程度、主送机关、成文日期、分送范围、收文份数等登记清楚。

   (二)分送。党政办公室填写收文办理单,办公室主任签署批转意见后报相关校领导。校领导应对传阅件及时做出批示。

   (三)阅文。党政办公室根据校领导的批示,将传阅件送有关方面阅知。办理传阅时应严格登记手续,及时送达,随时掌握去向,避免漏传、误传、横传和延误。对标有密级的传阅件,要严格执行保密纪律。

   (四)归档。党政办公室应及时将传阅完毕的文件收回。该清退的及时清退,该存挡的整理存档。

   第二十条 需要办理和答复的公文为承办件。承办件办理的主要程序是:

   (一)编号、登记。党政办公室按收文时间先后编号,并随时将编号、成文日期、来文字号、来文标题、主送机关、收文日期、办理事项、拟办意见、分送范围、缓急程度、催办情况、办理结果、经办人等逐项登记清楚。

   (二)拟办。党政办公室将承办件经主任签署批转意见后呈送有关校领导批办。

   (三)批办。相关校领导根据职权与政策规定,对办理事项和贯彻落实意见提出明确批示。

   (四)承办。党政办公室及时将校领导批示文件发至承办单位(部门)办理,并对承办情况进行督促落实。

第七章 公文的立卷归档

   第二十一条 公文办理完毕,应将有关材料收集齐全,进行立卷归档。不得由各单位(部门)和个人分散保存应该集中统一归档的公文材料。

   第二十二条 两个以上单位(部门)联合办理的公文,原件由主办单位(部门)立卷归档,相关单位(部门)保存复制件。

   第二十三条 查阅、借阅、摘抄或复制归档公文,应按照档案管理法规的规定,履行登记、审批等手续。

   第二十四条 严格文件管理制度和程序。凡学校党政和机关各部、处、室下发的文件,各单位(部门)须有收文登记、领导批阅、承办结果等处理记录,并分类整理按规定存档或定期销毁,不得随意丢弃。

第八章 附 则

   第二十五条 涉及学校外事工作方面有特殊要求的公文处理,依照外交部有关规定执行。

   第二十六条 党政办公室要切实加强和规范校内文件收发的归口管理,各二级单位报请领导阅示的文字材料须经党政办公室批转。

   第二十七条 本办法自发布之日起实行。原《北京农学院公文处理办法》(2003年1月1日发布)同时废止。

   第二十八条 本办法由党政办公室负责解释。

 

                       北京农学院

                 年十二月二十四

 

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